Lista de Verificación
Estas son las tareas que le aconsejamos que ponga para preparar a usar Momentum AMS. Por favor, revise las instrucciones y videos relevantes a las tareas y nos contacte si se encuentra alguna dificultad.
Configuración de la agencia
☐ Subir el logotipo de la agencia: Para actualizar el perfil, puede cliquear en "Configuration." Va a ver que el logotipo puede estar subido abajo del hueco para "License Number." Necesita marcar la casilla que dice "Show Logo in Menu."
☐ Plantilla de correo electrónico/Manda correo electrónico/Enviar un fax por correo electrónico:
En "Configuration" para su agencia, quiere escribir una firma en la plantilla para asegurarse de que su marca es visible en el correo electrónico que es mandado del sistema. También, quiere escribir una dirección de correo electrónico en la sección llamada "Send Emails From" (y otras secciones abajo) para enviar los certificados de seguro. Es aconsejable que ponga su información de e-fax en el sistema también, para que todo que manda por fax aparece que es de su dirección de fax en vez de nuestro. La meta de esto es tener las respuestas mandadas a usted entregadas a su oficina, no a nuestra oficina.
☐ Configuración de las notificaciones: Está en donde puede establecer notificaciones automáticas por sus asegurados y/o su agencia. También, está en donde usted seleccionará cuánto mucha anticipación cosas específicas empezarán a aparacer en su pantalla principal, además de cuales notificaciones automáticas le gustaría mandar y a quien.
☐ Descargas de las compañías de seguros (Carriers): Si va a usar IVANS por sus descargas de las compañías de seguros, o 'carriers' en ingles, es recomendable que ponga sus credenciales de IVANS en Momentum AMS y después nos mande un correo electrónico a support@nowcerts.com para decirnos que usted lo ha hecho, para que podemos asegurarse de que sus credenciales de IVANS son conectadas correctamente. La sección para escribir sus credenciales de IVANS está en "Configuration" de su agencia. Antes de hacerlo, debe actualizar su sistema de gestión con IVANS y todas las compañías de seguros que la usan para descargar. Usted les comunique que Momentum AMS es su sistema de gestión de agencia. Algunas compañías se pedirán un número de versión. Puede decirles seleccionar ALL o 1.0. Finalmente, si alguna compañía le dice que no trabaja con Momentum AMS actualmente (sin embargo, es probable que sí ya hace) y que no tiene un formato específico por Momentum AMS, usted puede decirle a usar el formato QQ Catalyst. Es lo mismo formato como nuestro y funcionará bien.
☐ Elecciones adicionales en la configuración de agencia: Cuando revisa la configuración de su agencia, se dará cuenta de hay algunos ajustes adicionales que usted puede customizar. Algunos ajustes son: configuración de la lista, licencias de la pantalla principal, herramientas de E-sign, etc. Por favor, mire el video abajo para un resumen corto de estos ajustes adicionales:
Puntos Adicionales de Configuració
Artículos de servicio de asistencia
☐ Configuración de ubicación de la agencia: https://nowcerts.freshdesk.com/solution/articles/48000132037-step-2-setup-business-locations
☐ Añadir agentes: https://nowcerts.freshdesk.com/support/solutions/articles/48000132038-step-3-add-agents
☐ Añadir reglas de comisión: https://nowcerts.freshdesk.com/support/solutions/articles/48000132125-step-6-setup-agency-commission-rules
NOTA: No debe añadir reglas de comisión de la agencia por ninguna compañía de seguros cuyas pólizas vienen por descarga de compañía de seguros.
☐ Añadir reglas de comisión por los agentes (set these up for all agents/CSRs that are paid commissions): (instale estas por todos los agents/ los representates del servicio de atención del cliente cuales reciben comisiones pagados) https://nowcerts.freshdesk.com/support/solutions/articles/48000132140-step-7-setup-agent-commission-rules
☐ Añadir las firmas: https://nowcerts.freshdesk.com/support/solutions/articles/48000132169-step-8-add-signatures
☐ Sincronizar su correo electrónico: https://nowcerts.freshdesk.com/support/solutions/articles/48000132176-step-9-sync-your-email
Personalización de la Agencia
☐ Importación de datos : podemos ayudarlo a importar sus asegurados, pólizas, MGA / "Carriers" (Compañías de seguro) actuales y más desde su sistema de gestión de agencias existente. Hay un pequeño cargo si desea que hagamos esto por usted. Primero, necesitaría obtener una copia de seguridad del sistema de gestión de la agencia con el que está trabajando. Recuerde que cuando que tenga una copia de seguridad, deberá volver a ingresar cualquier cosa que haya ingresado o editado después de la fecha de dicha copia de seguridad. Para solicitar nuestra ayuda con la importación de sus datos actuales de su último sistema a Momentum AMS, complete el formulario en este enlace: http://bit.ly/NCDataConversion2. También puede optar por importar sus datos de AMS por su cuenta. Se puede importar a través de hojas de cálculo de Excel que se guardan en formato .csv. Aquí hay un artículo útil sobre cómo importar sus datos por su cuenta: https://nowcerts.freshdesk.com/solution/articles/48000146756-data-import-tool-importing-data-from-excel-csv-files
☐ Contactos - Carriers, MGA (Gestión de agentes generales) y compañías financieras : si quiere que importemos sus datos de AMS por usted, no tendrá mucho que hacer aquí. Sin embargo, cuando ingresen los datos, querrá verificar si hay duplicados y asegurarse de que sus carriers se importaron como carriers y que sus MGA se importaron como MGA. Dependiendo de la forma en que su AMS anterior preparó su copia de seguridad, es posible que algunos de sus carriers se hayan importado como MGA o viceversa.
Agregar carriers / contactos MGA:
Sitio web de NAIC: https://content.naic.org/consumer.htm
Combinación de carriers / MGA:
☐ Formularios PDF : se puede encontrar en el perfil de la agencia y en "Miscellaneous" -> "Agency Customization". Esta función le permite cargar formularios PDF rellenables para que sean accesibles para completar dentro de Momentum AMS. El sistema le permite "map" los espacios en blanco del formulario para que los detalles asegurados se llenen automáticamente cuando vaya a editar el formulario por un asegurado.
☐ Plantillas de descripción : se puede encontrar en el perfil de la agencia y en "Miscellaneous" -> "Agency customization". Se pueden crear plantillas de certificado, correo electrónico y texto. Tiene la capacidad de agregar "placeholders" que completarán los detalles de los asegurados y sus políticas en la plantilla.
☐ Tareas: categorías y etapas : la creación de tareas personalizadas le permite crear un flujo de trabajo estandarizado con instrucciones para cada paso. Esto garantiza que las tareas se completen correctamente. Sugerimos crear estas categorías y etapas para cualquier tarea que se complete de manera rutinaria, tenga varios pasos que deben completarse, y puede completarse en el transcurso de varios días o semanas.
☐ Tags : con Momentum AMS, puede crear etiquetas (o "tags") que se pueden aplicar a los asegurados para proporcionar información valiosa que se utiliza para clasificarlos. Estas etiquetas se pueden buscar y son visibles desde la página "Details" del asegurado.
☐ Estructura de carpetas predeterminada de asegurado / póliza : tiene la capacidad de crear estructuras de carpetas para almacenar documentos. Estos pueden aplicarse a cada asegurado / póliza una vez que se ingresa en Momentum AMS. Esta característica se maneja en los detalles (details) de la agencia.
☐ Opciones adicionales para la personalización de la agencia : hay opciones adicionales que se pueden personalizar. Todos se encuentran en "Miscellaneous" en el menú de navegación. Se le proporcionan "Lines of Business", "Quote Stages", "Opportunity Stages", "Prospect Statuses", "Custom Fields" y muchos más. Simplemente seleccione la personalización que desea agregar y luego haga clic en "Add New".
