Momentum AMS ofrece una gran cantidad de herramientas para ayudar a los usuarios a administrar su flujo de trabajo y ayudar a las agencias a administrar su carga de trabajo para mantenerse al tanto de la producción y el soporte.
En el menú de navegación, tiene sus "Tasks" (tareas), "Activity reminders" (recordatorios de actividad, "To-do list" (lista de quehaceres), "Opportunites" (oportunidades), "Service requests" (solicitudes de servicio, "Endorsement status" (estado de aprobación), "Upcoming renewals" (próximas renovaciones), "Important Dates" Fechas Imporantes, "User messages/ notifications" (usuario mensajes / notificaciones), etc.
Con tantas herramientas y recursos, no es sorprendente que los nuevos usuarios a menudo nos pregunten: "¿cuáles son las diferencias entre las herramientas?" y "¿qué herramientas necesito / debo usar?"
No hay una sola respuesta correcta. Depende de sus hábitos y responsabilidades laborales únicos. Los usuarios con diversos hábitos y responsabilidades laborales encuentran que ciertas herramientas son más efectivas y útiles que otras para administrar su flujo de trabajo. A continuación se presentan breves descripciones de las diversas herramientas y recursos en su menú de navegación que deberían ayudarlo a decidir qué herramientas son las más adecuadas para sus necesidades y estilo de trabajo.
Tasks (Tareas)
¿Cuándo usamos "Tasks"?
Las "tasks" son el modo principal (y más popular) de distribuir y realizar un seguimiento del flujo de trabajo, especialmente en agencias con múltiples usuarios que tienen roles definidos. Las tareas son exactamente como suenan. Las tareas se pueden personalizar para crear un flujo de trabajo estandarizado que todos los agentes puedan usar.
Esto se puede hacer yendo a "Miscellaneous" (varios) en el menú de navegación. Luego, "Agency Customization" (personalización de la agencia), "Tasks" y finalmente "Categories and Stages" (categorías y etapas). Como ejemplo, podría crear la categoría "Renewal" (renovación). La primera "stage" (etapa) puede ser contactar al asegurado. Las descripciones para las etapas serían instrucciones. En este ejemplo, las instrucciones podrían ser revisar las coberturas y los artículos asegurados con el asegurado. Su próxima etapa puede ser recolectar ejecuciones de pérdidas, luego preparar aplicaciones, etc.
Si una etapa no es necesaria, se puede marcar como tal en la tarea en la que se creó. Cada etapa se puede actualizar con respecto al estado. Se pueden agregar notas / comentarios a las tareas / etapas a medida que avanzan las cosas, por lo que hay un historial rastreable de lo que se hizo y cuándo.
Recuerde, si asigna una tarea a un agente, ese agente solo puede marcar esa tarea como "done" (terminada). Tendrán que reasignarlo al creador de la tarea para marcarlo como "complete" (completo) y eliminarlo de la lista de quehaceres abiertas del agente. Esto es por diseño. La esperanza es que el creador de la tarea pueda revisar la tarea según sea necesario y ver lo que se hizo para completarla para darles tranquilidad de que la tarea se completó realmente. Esto también les brinda la oportunidad de descubrir lecciones que vale la pena enseñar para ayudar a los agentes a progresar y aprender unos de otros.
To Do List (Lista de quehaceres)
Una lista de quehaceres pendientes es una lista de verificación simple y lista para realizar diseñada para recordarle que debe realizar tareas básicas. Los ejemplos diarios incluyen: sacar la basura, cancelar mi membresía en el gimnasio y renovar mi licencia de conducir.
Piense en su lista de quehaceres pendientes de Momentum AMS como una lista de deseos a largo plazo (por ejemplo, "Necesito cambiar el aceite en mi coche"). Esta lista de quehaceres no se usa comúnmente para la gestión diaria del flujo de trabajo.
Opportunities (Oportunidades)
Las oportunidades son una herramienta de uso común en los sistemas CRM (la gestión de la relación con el cliente). Las oportunidades están diseñadas para administrar las ventas y rastrear la producción. Estas son nuevas oportunidades de ventas, ventas cruzadas e incluso renovaciones.
Puede preguntar: "¿Cómo se relacionan las oportunidades con las perspectivas?" y "¿no serían oportunidades también?"
Bueno, una perspectiva puede tener múltiples oportunidades. Piense en un prospecto como el asegurado y la oportunidad como la política del prospecto. (Oportunidad -> Cotización -> Política)
Un asegurado también puede tener una oportunidad: una venta cruzada. Algunas agencias también consideran las renovaciones como oportunidades (especialmente en líneas comerciales).
Las oportunidades también pueden ser una herramienta valiosa para rastrear las relaciones de cotización a vinculación de los agentes y para determinar el valor de una determinada fuente de referencia. Es bueno saber si una referencia es valiosa y vale la pena pagarla.
Activity Record (Recordatorios de actividad)
A menudo usado junto con "Tasks" (tareas), los "Activity Reminders" son la herramienta más popular para administrar el flujo de trabajo.
Usted puede estar reflexionando: " ¿Cómo los" Recordatorios de actividades "difieren de los " Tareas pendientes"?"
En lugar de una lista a largo plazo de tareas para completar, los Recordatorios de actividad son eventos de calendario. Los usuarios a menudo piensan en la lista de Recordatorios de actividad como su "To Do List" diaria . Los recordatorios de actividad también se denominan "suspenses" (suspensiones) en otros sistemas. Esta página debe ser la primera que ven los usuarios cuando inician sesión todas las mañanas.
Cuando se usa correctamente, los recordatorios de actividad notificarán al usuario lo que necesitan para trabajar ese día. Al crear recordatorios, puede seleccionar recibir un correo electrónico como un método adicional para recibir notificaciones de que tiene algo que hacer o trabajar.
La "To Do List" está diseñada para ser más una "lista de deseos", mientras que "Activity Reminders" es una lista de elementos de trabajo que deben completarse. A diferencia de los "To Do List", los "Activity Reminders" son sensibles a la fecha .
Important Dates (Fechas importantes)
"Important Dates" es una lista de verificación definida por el usuario de elementos que deben completarse con cada nueva política (o renovación). Puede definir plantillas para "Auto personal nuevo", "BOP de renovación", etc. y tener una lista de verificación de las cosas que deben completarse.
Ejemplo :
1. Recoja la solicitud firmada electrónicamente
2. Cobro de anticipo
3. Cobrar acuerdo financiero
4. Enviar un correo electrónico de bienvenida (o desencadenar una campaña de goteo)
5. etc.
Las "important dates" pueden ser una herramienta invaluable para administrar nuevas políticas y reducir la exposición a E&O.
En su menú de navegación, vaya a "Miscellaneous" --> "Agency Customization" --> "Important Dates" (significa "Varios" -> "Personalización de la agencia" -> "Fechas importantes") para definir sus plantillas de "Important Dates".
Endorsement Status (Estado de endoso)
El "Endorsement Status" (estado de aprobación) es una herramienta poderosa diseñada para ayudar a realizar un seguimiento de las aprobaciones y garantizar que nada "se quede atrás".
En su menú de navegación, vaya a "Miscellaneous" --> "Endorsements" --> "Endorsements/Fees/Taxes" (significa "Varios" -> "Aprobaciones" -> "Aprobaciones / Tarifas / Impuestos").
A medida que ingresa "Endorsements" (endosos), hay una opción para elegir una etapa o un estado. También puede seleccionar una fecha de seguimiento y una persona de seguimiento.
Luego, puede usar la tabla "Endorsements" y sus filtros para realizar un seguimiento del estado de varios endosos.
El personal de Momentum AMS espera que esta breve descripción general de las herramientas de administración del flujo de trabajo haya proporcionado suficiente información para alentarlo a explorar estas opciones y decidir cuáles coinciden con sus responsabilidades y preferencias laborales.
Tenga en cuenta que con varias opciones para personalizar y combinar elementos de estas herramientas, tiene el potencial de crear potentes procesos de gestión de flujo de trabajo.