Políticas de descarga de la "Carrier" (compañía de seguro) / Comisiones
Si el está descargando directamente a Nowcerts, ya sea a través de IVANS u otra fuente, no hay necesidad de conciliar ya que la descarga directa de facturas concilia la comisión por usted. Si lo desea, puede ejecutar un informe de comisión de agencia para ese Carrier para ver si hay alguna discrepancia. Usualmente hago esto cada dos meses más o menos. Lo que estoy buscando es cualquier registro que no se haya equilibrado por completo cuando sé que el Carrier paga en su totalidad por cada endoso. Esto podría indicar que la comisión se aplicó al endoso incorrecto. Esto es raro, pero sucede y puede causar confusión. Esto también puede deberse a la forma en que el Carrier está descargando la comisión que pagará y luego su pago real. Puede ser apagado por un centavo o dos. En ese caso, solo querrá editar dicha comisión de aprobación para reflejar lo que realmente pagaron, lo que hace que la comisión aún no venza. En el caso de que el saldo pendiente de pago sea una gran cantidad, querrá consultar los avales para esa política. Es más que probable que vea de inmediato a qué endoso debería haberse aplicado la comisión. Agregará el pago de la comisión al endoso correcto y lo eliminará del que se aplicó por error. Por lo general, verá algo como esto cuando sea nuevo en Nowcerts y las descargas comenzaron a llegar después de que ya se ingresaron otros endosos para esa política, pero no se les asignó dinero en el sistema porque se reconcilió en su sistema anterior. En la renovación y con nuevas políticas, es poco probable que esto suceda.
Conciliación directa de la Comisión de Bill que se ingresa manualmente
La clave para mantener esto simple es asegurarse de que está creando los endosos correctamente. Para ayudar en esto, consulte el artículo sobre cómo ingresar en endosos. Siempre que haya una comisión para la agencia y el agente, estará configurado para conciliar ambos con mucha facilidad. Si no ha llegado tan lejos, querrá ingresar cada política en la lista y generar transacciones para que se calcule la comisión.
Cuando esté listo para conciliar, tenga a mano su estado de cuenta del Carrier / MGA y vaya a Miscelánea, elementos de contabilidad y luego conciliaciones desde el menú de la izquierda. En las conciliaciones, seleccionará "Manually Select Agency Commissions" (Seleccionar comisiones de agencia manualmente). En los criterios de búsqueda puede filtrar por Carrier o MGA, por fecha de aprobación. Si su declaración de comisión aparece en orden alfabético o puede ordenar por asegurado. Si la lista es por Carrier, puede elegir ordenar por Carrier.
Una vez que haya ordenado la forma que más le convenga, deberá ingresar el monto total que recibió en la celda “Funds Paid" (Fondos pagados) en la parte superior de la lista. Luego, revisará la lista de comisiones disponibles para pagar y puede consultar las políticas para conciliar. Si el monto de la comisión en Nowcerts no coincide con el monto que están pagando, es posible que el Carrier pague mensualmente hacia la comisión total. Puede modificar la cantidad recibida para reflejar la declaración que le proporcionó su proveedor o MGA. Conciliará la cantidad que elija y dejará el saldo restante para la próxima vez. Una vez que haya seleccionado todas las políticas y cantidades, el saldo junto a los fondos pagados debería ser cero. Luego irá al botón de acciones en el lado derecho de la lista y seleccionará crear nueva declaración. Esto conciliará los registros y creará una declaración que puede exportar a Excel o en formato PDF. Es una buena idea descargar una copia y guardarla, en caso de que altere accidentalmente la declaración y necesite ver el original.